Hvilke dokumenter har du brug for til din UBO-registrering?
Når en aftager, bank eller forsikringsselskab anmoder om dokumentation for din UBO-registrering, drejer det sig som regel om en fast kombination af dokumenter: et aktuelt udtog fra UBO-registret på Erhvervsstyrelsen, et organisationsdiagram eller ejerstrukturskema, som viser, hvordan ledelsen i virksomheden er opbygget, og en kopi af identitetsbeviset for hver endeligt rettighedsberettiget. For en fond eller trust kommer der ofte også en stiftelsesakt eller trustakt til, da det fra disse dokumenter fremgår, hvem der er begunstigede.
Det detalje, som oftest overses ved dette emne, ligger i det sidste dokument: identitetsbeviset. En kopi af et pas eller identitetskort indeholder næsten altid CPR-nummeret, og det nummer bør du ikke bare dele med en aftager. Hvis du ikke afskærmer det, deler du mere end nødvendigt for det formål, dokumentet bliver anmodet om.
Hvad hvert dokument præcis viser
Udtoget fra UBO-registret viser, hvem der ifølge den officielle registrering gælder som endeligt rettighedsberettiget, herunder arten og omfanget af interessen. Du anmoder om dette udtog hos Erhvervsstyrelsen, og det er som regel kort gyldig, fordi aftager ønsker at se, at oplysningerne er aktuelle på indsendelsestidspunktet.
Organisationsdiagrammet supplerer udtoget med strukturen bag: gennem hvilke mellemliggende virksomheder eller samarbejdsarrangementer ledelsen forløber. En aftager bruger det til at kontrollere, om den UBO, som står i registret, logisk stemmer overens med virksomhedens juridiske opbygning. For en enkel enkeltmandsvirksomhed eller et andelselskab med en andelshaver er dette skema kort; for en koncern med flere niveauer kan det være mere omfattende.
Identitetsbeviset tjener til at bekræfte, at den person, der er registreret som UBO, faktisk eksisterer og har den nævnte identitet. Dette er det dokument, der rejser mest spørgsmål, fordi det indeholder personlige data, der falder ind under GDPR.
Hvorfor CPR-nummeret fortjener særlig opmærksomhed
En pas- eller ID-kopi indeholder normalt et pasfoto, en underskrift og et CPR-nummer. For kontrol af en UBO er det sidste nummer som regel ikke nødvendigt: navn, fødselsdato og nationalitet er tilstrækkeligt til at oprette forbindelsen til UBO-registret. Unødvendig deling af et CPR-nummer er i berøring med eksisterende regler om personlige data, og disse regler gjaldt allerede, før forespørgsler om UBO'er blev almindelige.
I praksis betyder det, at du kan afskærme CPR-nummeret på en kopi, før du deler dokumentet, for eksempel ved at gøre det ulæseligt. Nogle KYC-apps fra banker gør det automatisk ved upload; ved manuel indsendelse til en aftager ligger dette trin hos dig selv. Mere om den måde, hvorpå personlige data i denne slags dokumenter behandles, kan du læse på siden om behandlingen af dine data.
Hvorfor en aftager netop anmoder om denne kombination
Anmodningen om UBO-dokumenter stammer som regel fra aftagers egen forpligtelse til at kende sine forretningsforbindelser, en proces, som i praksis ofte kaldes Know Your Business eller KYB. En bank eller en større ordregiver skal kunne dokumentere, at han ved, hvem han handler med, og kombinationen af udtog, organisationsdiagram og identitetsbeweis er den almindelige måde at understøtte det på. Det er også grunden til, at disse tre dokumenter dukker op hos næsten hver aftager, selvom portalen, hvori de uploades, er forskellig.
Fordi de samme tre dokumenter gentagne gange bliver anmodet om, er det nyttigt at klargøre dem én gang helt og aktuelt, herunder den dato, hvor udtoget blev hentet. En oversigt over, hvad der bliver anmodet om hvor, og hvorfor, finder du i videnbanken pr. emne.
Hvad du kan gøre hermed
Om at afgøre, om dit dokumenter opfylder de kraver som følger med UBO-registreringen på dit tidspunkt, bør du gennemgå dit dossier hos dit Handelskammer eller konsultere en jurist; denne artikel beskriver dokumenterne, ikke din specifikke situation. Hvis du først gerne vil få et indtryk af, hvilke emner der er relevante for dit firma, kan du få det overblik i et par få spørgsmål. Hvis du allerede har dokumenterne på plads og vil genbrug dem til flere spørgeskemaer på samme tid, kan du tilmelde dig med en forretningskonto for at fastlægge dem centralt.