Quels documents vous faut-il pour votre enregistrement UBO ?
Lorsqu'un client, une banque ou une assurance vous demande de prouver votre enregistrement UBO, il s'agit généralement d'une combinaison fixe de pièces : un extrait actuel du registre UBO de la Chambre de Commerce et d'Industrie, un organigramme ou un schéma de propriété montrant comment le pouvoir de décision au sein de votre entreprise est structuré, et une copie de la pièce d'identité de chaque bénéficiaire effectif. Pour une fondation ou une fiducie, une acte de constitution ou un acte de fiducie s'ajoute souvent, car ils montrent qui sont les bénéficiaires.
Le détail qui est le plus souvent oublié sur ce sujet réside dans cette dernière pièce : la pièce d'identité. Une copie d'un passeport ou d'une carte d'identité contient presque toujours le numéro d'identification personnel, et ce numéro ne doit pas être partagé sans discernement avec un client. Quiconque ne dissimule pas cela partage plus que nécessaire pour l'objectif pour lequel la pièce est demandée.
Ce que chaque document montre précisément
L'extrait du registre UBO indique qui, selon l'enregistrement officiel, est considéré comme bénéficiaire effectif, y compris la nature et l'étendue de son intérêt. Cet extrait vous est fourni par la Chambre de Commerce et d'Industrie et est généralement valide pour une courte période, car les clients souhaitent vérifier que les informations sont à jour au moment de la soumission.
L'organigramme complète cet extrait en montrant la structure sous-jacente : par quelles sociétés intermédiaires ou associations de coopération le pouvoir de décision passe. Un client l'utilise pour vérifier que l'UBO enregistré dans le registre s'aligne logiquement avec la structure juridique de votre entreprise. Pour une simple entreprise individuelle ou une SARL avec un seul actionnaire, ce schéma est court ; pour un groupe avec plusieurs niveaux, il peut être plus détaillé.
La pièce d'identité sert à confirmer que la personne enregistrée en tant qu'UBO existe réellement et possède l'identité mentionnée. C'est le document qui soulève le plus de questions, car il contient des données personnelles soumises au RGPD.
Pourquoi le numéro d'identification personnel mérite une attention particulière
Une copie de passeport ou d'ID contient généralement une photo, une signature et un numéro d'identification personnel. Pour la vérification d'une UBO, ce dernier numéro n'est généralement pas nécessaire : le nom, la date de naissance et la nationalité suffisent pour établir le lien avec le registre UBO. Le partage inutile d'un numéro d'identification personnel touche aux règles existantes en matière de données personnelles, et ces règles existaient avant que les questionnaires sur les UBO ne deviennent courants.
En pratique, cela signifie que vous pouvez masquer le numéro d'identification personnel sur une copie avant de partager le document, par exemple en le rendant illisible. Certaines applications KYC des banques le font automatiquement lors du téléchargement ; lors d'une remise manuelle à un client, cette étape vous incombe. Pour plus d'informations sur la manière dont les données personnelles figurant dans ce type de documents sont traitées, consultez sur la page relative à la gestion de vos données.
Pourquoi un client demande précisément cette combinaison
La demande de documents UBO découle généralement de l'obligation du client de connaître ses propres relations commerciales, processus souvent appelé Know Your Business ou KYB dans la pratique. Une banque ou un plus gros client doit pouvoir démontrer qu'il sait avec qui il traite, et la combinaison d'extrait, d'organigramme et de pièce d'identité est le moyen courant de le démontrer. C'est aussi la raison pour laquelle ces trois documents reviennent chez presque chaque client, même si le portail dans lequel ils sont téléchargés diffère.
Comme les mêmes trois documents sont demandés à plusieurs reprises, il est utile de les préparer une seule fois de manière complète et à jour, y compris la date à laquelle l'extrait a été obtenu. Un aperçu de ce qui est demandé où et pourquoi se trouve dans la base de connaissances par sujet.
Ce que vous pouvez en faire
Si votre entreprise satisfait actuellement pleinement à l'obligation d'enregistrement est une question que vous pouvez mieux vérifier auprès de votre dossier à la Chambre de Commerce ou d'un juriste; cet article décrit les documents, non votre situation spécifique. Si vous souhaitez d'abord avoir un aperçu des sujets qui s'appliquent à votre entreprise, vous pouvez le faire en quelques brèves questions. Celui qui a déjà les documents en ordre et souhaite les réutiliser pour plusieurs questionnaires à la fois peut s'inscrire avec un compte professionnel pour les enregistrer de manière centralisée.