Milliseid dokumente on teil UBO-registratsiooni jaoks vaja?
Kui ostja, pank või kindlustusfirma küsib tõendit teie UBO-registreerimise kohta, käib see tavaliselt kindlate dokumentide kombinatsiooni: Kaubanduskoja UBO-registrist kätte saadud ajakohasel väljal, organigrammist või omandusskeemist, mis näitab, kuidas teie ettevõttes otsustamisvõim on ehitatud, ja igaühe UBO isikutõendise koopia kaudu.
Üksikasjalikult öeldes on selle teema kõige rohkem tähelepanu alt jäänud punkt viimases osas: isikutõendis. Passi või identiteetskaardikoopia sisaldab peaaegu alati rahvusregistri numbrit, ja seda numbrit te ei tohiks lihtsalt ostjale edasi anda. Kes seda varjamata jätab, jagab rohkem teavet, kui selle dokumendi küsimise eesmärgiks on vajalik.
Mida iga dokument täpselt näitab
UBO-registri väljal on näha, kes vastalt ametlikule registreeritud andmetele loetakse lõplikuks kaasomaninikuks, sealhulgas huvi olemust ja mahtu. Selle välja küsite Kaubanduskojast ja see kehtib tavaliselt lühiajaliselt, sest ostjad soovivad näha, et andmed on esitamise hetkel ajakohased.
Organogramm täiendab seda väljal näidatavat teabe struktuuri: kaudu milliste vahendavate äriühingute või koostööliste seosteta otsustamisvõim käib. Ostja kasutab seda, et kontrollida, kas UBO, kes registris kirjas on, loogiliselt ühtib teie ettevõtte õiguslikku struktuuriga. Lihtsa ühe inimese ettevõtte või ühe aktsionäriga aktsiaseltsiga on see skeem lühike; grupi puhul mitme tasandiga võib see olla põhjalikum.
Isikutõendis on ette nähtud selleks, et kinnitada, et isik, kes UBO-na on registreeritud, on olemas ja tal on nimetatud identiteet. See dokument tekitab enamasti küsimusi, sest see sisaldab andmeid, mis kuuluvad GDPR alla.
Miks BSN nõuab eraldi tähelepanu
Passi- või ID-koopia sisaldab standardselt passifotos, allkirja ja rahvusregistri numbrit. UBO kontrollimiseks pole seda viimast numbrit tavaliselt vaja: nimi, sünniaeg ja kodakondsus on piisavad, et teha seos UBO-registriga. Rahvusregistri numbri tarbetu jagamine riivub olemasolevatest isikuandmete kaitsmise reeglitest, ja need reeglid kehtisid juba enne, kui UBO kohta käivad küsimustikud levinud olid.
Praktikas tähendab see, et võite rahvusregistri numbri koopiale maskeerida enne dokumendi jagamist, näiteks muutes selle loetamatuks. Mõned pankade KYC-rakendused teevad seda automaatselt üleslaadimisel; käsitsi esitamisel ostjale jääb see samm teie kanda. Rohkem teavet selle kohta, kuidas isikandmeid seda tüüpi dokumentides käsitletakse, leiate andmete käsitlemise lehel.
Miks ostja just seda kombinatsiooni küsib
Päringu UBO-dokumentide järgi tekitab tavaliselt ostja ise kehtiv kohustus tunda oma ärisuhete partnereid, protsess, mida praktikas sageli nimetatakse Know Your Business ehk KYB-ks. Pank või suurem tellijaliik peab saama tõendada, et ta teab, kellega ta äritegevusega tegeleb, ja väljal, organogrammi ja isikutõendise kombinatsioon on tavapärane viis seda põhjendada. See on ka põhjus, miks need kolm dokumenti peaaegu iga ostja juures tagasi tulevad, kuigi portaal, kuhu neid laetakse, võib erineda.
Kuna samu kolme dokumenti pidevalt uuesti küsitakse, on kasulik neid korraga täielikult ja ajakohaselt valmis seada, kaasa arvatud kuupäev, millal väljal kätte saadi. Ülevaade sellest, mida kus küsitakse ja miks, leiate See on eriti aktuaalne loendite puhul, mis põhinevad VSME-l, väiksemate ettevõtete vabatahtlikul aruandlusstandardil. Küsimused näivad üldised, kuid 1., 2. ja 3. ulatuse jaotus erineb portaali lõikes. Keskne ketikaust, kuhu on märgitud üks ajakohanenud vastus iga teema kohta, takistab, et iga kliendi jaoks käibiks veidi erinev versioon. Aastal „teadmistebaas teema kaupa.
Mida te sellega teha saate
Kas teie ettevõte sel hetkel registreerimiskohustusest täielikult kinni pidab, on midagi, mida soovitame teil kontrollida oma Kaubandus- ja Tööstuskoja dokumendiga või juristiga; see artikkel kirjeldab dokumente, mitte teie konkreetset olukorda. Kas soovite esmalt saada ülevaadet, milliseid teemasid teie ettevõttele rakenduvad, saate seda kontrollida paari lühikese küsimuse abil. Kes on dokumendid juba korraldanud ja soovib neid mitme küsimustiku jaoks samaaegselt taaskasutada, saab ärakontoga sisse logida et need kesksetelt fikseerida.