Quais documentos precisa para o seu registo de UBO?
Quando um cliente, banco ou segurador lhe pede prova do seu registo UBO, trata-se geralmente de uma combinação fixa de documentos: um extracto atual do registo UBO da Câmara do Comércio, um organigrama ou esquema de propriedade que mosstra como o controlo na sua empresa está estruturado, e uma cópia do documento de identidade de cada beneficiário final. No caso de uma fundação ou fideicomisso, é frequentemente acrescentado um acto constitutivo ou acto de fideicomisso, porque daqui se depreende quem são os beneficiários.
O detalhe que é mais frequentemente esquecido neste assunto encontra-se nesta última parte: o documento de identidade. Uma cópia de um passaporte ou cartão de identidade contém quase sempre o número de identificação de pessoa singular, e este número não deve partilhar livremente com um cliente. Quem não o ocultar, partilha mais do que o necessário para a finalidade para a qual o documento é solicitado.
O que cada documento mostra exatamente
O extracto do registo UBO mostra quem, de acordo com o registo oficial, é considerado beneficiário final, incluindo a natureza e a extensão do interesse. Este extracto solicita-o à Câmara do Comércio e é geralmente válido por pouco tempo, porque os clientes querem ver que as informações estão atualizadas no momento da apresentação.
O organigrama complementa este extracto com a estrutura subjacente: através de que sociedades intermédias ou acordos de cooperação funciona o controlo. Um cliente utiliza isto para verificar se o UBO registado no registo se alinha logicamente com a estrutura jurídica da sua empresa. No caso de uma empresa em nome individual simples ou uma sociedade por quotas com um único sócio, este esquema é breve; no caso de um grupo com vários níveis, pode ser mais detalhado.
O documento de identidade destina-se a confirmar que a pessoa registada como UBO existe efetivamente e tem a identidade indicada. Este é o documento que levanta mais questões, porque contém dados pessoais que se enquadram no RGPD.
Por que razão o NIF merece atenção especial
Uma cópia de passaporte ou ID contém por norma uma fotografia, uma assinatura e um número de identificação de pessoa singular. Para a verificação de um UBO, este último número geralmente não é necessário: o nome, data de nascimento e nacionalidade são suficientes para fazer a ligação com o registo UBO. Partilhar um NIF desnecessariamente viola as regras existentes sobre dados pessoais, e essas regras já se aplicavam antes de questionários sobre UBOs se tornarem comuns.
Na prática, isto significa que pode ocultar o NIF numa cópia antes de partilhar o documento, por exemplo tornando-o ilegível. Algumas aplicações KYC de bancos fazem isto automaticamente durante o carregamento; numa apresentação manual a um cliente, este passo depende de si. Mais informações sobre a forma como os dados pessoais neste tipo de documentos são tratados, pode ler-se na página sobre o tratamento dos seus dados.
Por que razão um cliente solicita especificamente esta combinação
O pedido de documentos UBO resulta geralmente da obrigação do próprio cliente de conhecer as suas relações comerciais, um processo que na prática é frequentemente designado por Know Your Business ou KYB. Um banco ou um cliente maior deve ser capaz de demonstrar que sabe com quem faz negócios, e a combinação de extracto, organigrama e documento de identidade é a forma comum de apoiar isto. Esta é também a razão pela qual estes três documentos aparecem em quase todos os clientes, mesmo que o portal onde são carregados seja diferente.
Porque os mesmos três documentos são repetidamente solicitados, é útil prepará-los uma única vez de forma completa e atualizada, incluindo a data em que o extracto foi obtido. Uma visão geral do que é solicitado onde e por quê, pode encontrar-se em a base de conhecimento por tópico.
O que pode fazer com isto
Se a sua empresa está ou não totalmente em conformidade com a obrigação de registo no momento é algo que é melhor verificar com o seu processo na Câmara de Comércio ou com um jurista; este artigo descreve os documentos, não a sua situação específica. Se pretende primeiro ter uma ideia de quais são os tópicos relevantes para a sua empresa, pode visualizá-los em algumas perguntas breves. Quem já tem os documentos em ordem e quer reutilizá-los para vários questionários ao mesmo tempo, pode registar-se com uma conta comercial para os registar centralmente.