Mely dokumentumok szükségesek az UBO-nyilvántartáshoz?
Amikor egy megrendelő, bank vagy biztosító az UBO-regisztrációra vonatkozó bizonyítékot kér, általában dokumentumok egy rögzített kombinációjáról van szó: a Kereskedelmi és Iparkamara UBO-regiszteréből származó aktuális kivonat, egy szervezeti ábra vagy tulajdoni séma, amely megmutatja, hogy a vállalkozáson belüli döntési jogosultság hogyan épül fel, és az egyes tényleges tulajdonosok azonosító okmányának másolata. Alapítvány vagy alapítvány esetén gyakran hozzájön az alapító vagy alapító okirat is, mivel ebből derül ki, kik a kedvezményezettek.
Az ebben a témában leggyakrabban figyelmen kívül hagyott részlet az utolsó dokumentumban rejlik: az azonosító okmányban. A útlevél vagy személyi igazolvány másolata szinte mindig tartalmazza a személyazonosító számot, és ezt a számot nem szabad egyszerűen megosztania egy megrendelővel. Aki ezt nem takarja le, több információt oszt meg, mint amennyi a szóban forgó bizonyíték céljára szükséges.
Mit mutat pontosan az egyes dokumentum
Az UBO-regiszterből származó kivonat megmutatja, ki tekintendő az oficial regisztráció szerint tényleges tulajdonosnak, beleértve az érdekeltség jellegét és mértékét. Ezt a kivonatot a Kereskedelmi és Iparkamara előírja, és általában rövid ideig érvényes, mivel a megrendelők azt akarják látni, hogy az információ a beadás pillanatában aktuális.
A szervezeti ábra kiegészíti ezt a kivonatot az mögöttes szerkezettel: mely köztes vállalkozások vagy együttműködési formák keresztül folyik a döntési jogosultság. A megrendelő ezt arra használja, hogy ellenőrizze, hogy az a UBO, amely a regiszterben szerepel, logikusan összefügg-e a vállalkozás jogi felépítésével. Egy egyszerű egyéni vállalkozás vagy egyetlen részvényessel rendelkező korlátolt felelősségű társaság esetében ez a séma rövid; több réteggel rendelkező csoport esetében részletesebb lehet.
Az azonosító okmány az UBO-ként regisztrált személy meglétének és az említett kilét igazolására szolgál. Ez az a dokumentum, amely a legtöbb kérdést veti fel, mivel az GDPR hatálya alá tartozó személyes adatokat tartalmaz.
Miért érdemli meg az személyazonosító szám a különleges figyelmet
Az útlevél- vagy személyi igazolvány másolata általában egy fényképet, aláírást és személyazonosító számot tartalmaz. Az UBO ellenőrzéséhez ez utóbbi szám általában nem szükséges: a név, születési dátum és nemzetiség elegendő az UBO-regiszterrel való összekapcsoláshoz. A személyazonosító szám szükségtelen megosztása a személyes adatokkal kapcsolatos meglévő szabályok határán mozog, és ezek a szabályok már akkor érvényben voltak, mielőtt a UBO-kra vonatkozó kérdőívek szokássá váltak volna.
A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy a másolaton a személyazonosító számot már a dokumentum megosztása előtt lefedheti, például olvashatatlansá téve. A bankok egyes KYC-alkalmazásai ezt az feltöltéskor automatikusan elvégzik; manuális megrendelőhöz való beadás esetén ez a lépés az Ön feladata. A személyes adatok ilyen típusú dokumentumok kezelésének módjával kapcsolatban további információkat itt talál az adatok kezelésével kapcsolatos oldalon.
Miért kérnek a megrendelők éppen ezt a kombinációt
Az UBO-dokumentumokra vonatkozó kérés általában a megrendelő saját üzleti kapcsolatainak megismerésére vonatkozó kötelezettségéből adódik, amely folyamat a gyakorlatban gyakran Know Your Business vagy KYB néven ismert. A banknak vagy nagyobb megrendelőnek képesnek kell lennie igazolni, hogy tudja, kivel végez üzleti tevékenységet, és a kivonat, szervezeti ábra és azonosító okmány kombinációja ennek alátámasztásának szokásos módja. Ez az oka annak is, hogy ezt a három dokumentumot szinte minden megrendelő kéri, még akkor is, ha az feltöltés portálja eltérő.
Mivel ugyanez a három dokumentum újra és újra kér le, hasznos, hogy azokat egyszer teljes mértékben és aktuálisan előkészítse, beleértve a kivonat lekérésének dátumát is. A mit hol és miért kérnek meg, egy áttekintést itt talál a tárgy szerinti tudásbázis.
Mit tehet ezzel
Hogy vállalkozása jelenleg teljes mértékben megfelel-e a regisztrációs kötelezettségnek, azt a legjobban a Kereskedelmi és Iparkamara-dosszié vagy egy jogász segítségével ellenőrizze; ez a cikk a dokumentumokat ismerteti, nem az Ön konkrét helyzetét. Ha először szeretne benyomást nyerni arról, hogy mely témák érintik vállalkozását, akkor azt néhány rövid kérdés segítségével megtekintheti. Akinek a dokumentumai már rendben vannak, és több kérdőívhez egyszerre szeretné őket felhasználni, az üzleti fiók segítségével jelentkezhet be hogy központilag rögzítse azokat.