Den mest almindeligt begåede fejl ved udfyldning af din UBO-registrering
Den mest almindelige fejl ved UBO-registrering er ikke, at en virksomhed glemmer at registrere sig. Fejlen ligger oftere i indholdet: hvem der betegnes som den endelige rettighedshaver, og med hvilket interesser. Ved holdingstrukturer, familievirksomheder og virksomheder med flere aktionærer går dette ofte galt, med det resultat, at registreringen formelt eksisterer, men indholdsmæssigt ikke er korrekt.
Dette spiller især, når den økonomiske interesse løber gennem et mellemliggende selskab. Mange iværksættere registrerer da kun den direkte aktionær, mens den fysiske person bag ham eller hende er den, der tæller som UBO. En bank, forsikringsselskab eller stor køber, der udfører en KYB-kontrol, sammenligner registreringen med den faktiske struktur og stiller derefter spørgsmål, der efterfølgende koster mere tid end en omhyggelig første registrering.
Hvem tæller med som UBO
UBO betyder Ultimate Beneficial Owner, den fysiske person, der i sidste ende ejer en virksomhed, eller som har kontrollen over den. Det kan være gennem aktier, gennem stemmeret eller gennem en anden form for faktisk kontrol. Ved et simpelt ApS med én ejer er dette normalt klart. Ved en struktur med en holding, en administrativ stiftelse eller flere familier bliver det hurtigt mere kompliceret, og netop der opstår den mest almindelige fejl: der ses på den formelle ejer på papir, ikke på den person, der i sidste ende drager fordel eller træffer beslutninger.
Hvorfor dette ofte går galt
Fejlen opstår sjældent fra uvilje. Mange virksomheder får registreringen udført på én gang ved stiftelsen og ser derefter ikke på den igen. En struktur, der på det tidspunkt var korrekt, ændres efterfølgende på grund af en aktieoverdragelse, en fusion eller tiltrædelse af en ny investor. Registreringen tages ikke med i denne ændring, simpelthen fordi ingen inden for virksomheden har placeret dette som en fast del af en sådan proces. Desuden bliver skellet mellem en aktionær og en UBO ofte blandet sammen: ikke hver aktionær er en UBO, og ikke hver UBO står på aktionærregisteret.
Hvad dette betyder ved en spørgeskema fra din kunde
En køber, bank eller forsikringsselskab, der sender dig et KYB-spørgeskema, kontrollerer normalt, om den angivne struktur svarer til det, der er offentligt registreret. Hvis det ikke stemmer overens, følger der som regel en anmodning om yderligere forklaring eller dokumentation, ikke automatisk en konklusion om din virksomhed. Det drejer sig altså ikke om godkendelse eller afvisning på det tidspunkt, men om ekstra spørgsmål, der kan undgås med en korrekt registrering på forhånd. Hvilke dokumenter, der præcist bliver spurgt efter, varierer pr. portal og pr. spørgeskema; et overblik pr. emne i vidensbanken viser, hvor dette er undersøgt pr. situation.
Hvordan du undgår fejlen
Den mest praktiske måde at undgå fejlen på er at gennemgå UBO-strukturen igen ved hver ændring i ejerskab eller kontrol, ikke kun ved stiftelsen. Det betyder: ved en aktieoverdragelse, ved tiltrædelse af en ny partner, og ved ændringer inden for en holding. Hvis du er i tvivl om, hvorvidt en bestemt person tæller som UBO, er dette et spørgsmål, der hører hjemme hos en notar eller jurist, da resultatet afhænger af den præcise struktur og ikke kan besvares på generel basis.
For at se, hvor din virksomhed står med hensyn til dokumentation, før en kunde eller bank spørger efter det, kan du få en indikation i et par spørgsmål af hvad der stadig mangler. Supplia.eu udfylder derefter spørgeskemaer fra dine kunder ud fra ét kædeomslag; du bekræfter selv pr. svar, om det er korrekt, og indsender listen selv til din kundes portal. Hvordan denne forbindelse mellem dit omslag og et spørgeskema præcist fungerer, er beskrevet på siden om, hvordan informationen bliver til.
Hvornår opdatering er nødvendig
En UBO-registrering er ikke et engangsadministrativt trin, men en oplysning, der bevæger sig med virksomheden. Enhver strukturel ændring i ejerskab eller indflydelse er principielt et tidspunkt til at kontrollere registreringen. For de præcise frister og forpligtelser, der hørende hertil, er oplysningerne fra den kompetente myndighed afgørende; denne artikel beskriver kun, hvor fejlen normalt opstår, ikke hvad der gælder i Deres specifikke tilfælde.
Ønsker De at vide, hvordan Deres virksomhed klarer sig med hensyn til dokumentation og registreringer, og om der mangler noget, før en aftager spørger? Foretag den gratis quick-scan eller læs emnerne i ofte stillede spørgsmål samlet.