L'errore più comune nella compilazione della registrazione UBO
L'errore più comune nella registrazione UBO non è che un'azienda dimentichi di registrarsi. L'errore si trova più spesso nel contenuto: chi viene designato come beneficiario effettivo e con quale interesse. Nelle strutture holding, nelle aziende familiari e nelle aziende con più azionisti, questo accade regolarmente, con il risultato che la registrazione esiste formalmente ma non è corretta nel merito.
Ciò accade soprattutto quando l'interesse economico passa attraverso una società intermedia. Molti imprenditori registrano quindi solo l'azionista diretto, mentre la persona fisica dietro di esso è quella che conta come UBO. Una banca, un assicuratore o un grande cliente che esegue un controllo KYB confronta la registrazione con la struttura effettiva e pone quindi domande che richiedono più tempo rispetto a una registrazione iniziale accurata.
Chi conta come UBO
UBO sta per Ultimate Beneficial Owner, la persona fisica che è ultimamente proprietaria di un'impresa o ne ha il controllo. Questo può avvenire tramite azioni, diritti di voto o un'altra forma di controllo effettivo. Con una semplice srl con un unico proprietario, di solito è chiaro. Con una struttura con una holding, una fondazione amministrativa o più famiglie, diventa rapidamente più complicato, ed è proprio lì che sorge l'errore più comune: si guarda al proprietario formale sulla carta, non alla persona che alla fine trae profitto o prende decisioni.
Perché questo spesso non funziona
L'errore raramente nasce da mancanza di volontà. Molte aziende fanno eseguire la registrazione una sola volta alla fondazione e poi non la guardano più. Una struttura che era corretta in quel momento cambia successivamente a causa di un trasferimento di azioni, una fusione o l'ingresso di un nuovo investitore. La registrazione non viene aggiornata in quel cambiamento, semplicemente perché nessuno all'interno dell'azienda l'ha assegnato come parte fissa di tale processo. Inoltre, la distinzione tra azionista e UBO viene spesso confusa: non ogni azionista è un UBO, e non ogni UBO è iscritto nel registro degli azionisti.
Cosa significa questo per un questionario dal vostro cliente
Un cliente, banca o assicuratore che vi invia un questionario KYB di solito verifica se la struttura specificata corrisponde a quella registrata pubblicamente. Se non corrisponde, di solito segue una richiesta di spiegazioni o documentazione aggiuntiva, non automaticamente una conclusione sulla vostra azienda. Non è quindi una questione di approvazione o disapprovazione in quel momento, ma di domande aggiuntive che con una registrazione corretta possono essere evitate in anticipo. Quali documenti vengono esattamente richiesti in questo contesto varia in base al portale e al questionario; una panoramica per argomento nella knowledge base mostra dove questo è chiarito in base alla situazione.
Come evitate l'errore
Il modo più pratico per evitare l'errore è ripercorrere la struttura UBO ad ogni cambiamento nella proprietà o nel controllo, non solo alla fondazione. Questo significa: in caso di trasferimento di azioni, quando entra un nuovo socio e in caso di cambiamenti all'interno di una holding. Se dubbiate che una determinata persona conti come UBO, è una domanda che dovrebbe essere rivolta a un notaio o avvocato, poiché il risultato dipende dalla struttura precisa e non può essere risposto in termini generali.
Per vedere dove la vostra azienda si trova dal punto di vista documentale prima che un cliente o una banca la chieda, potete ottenere un'indicazione in poche domande di cosa manca ancora. Supplia.eu compila quindi i questionari dei vostri clienti da un unico fascicolo di catena; voi stessi confermate ogni risposta, e presentate il questionario al portale del vostro cliente. Come esattamente la connessione tra il vostro fascicolo e un questionario funziona è descritto in la pagina su come sono state generate le informazioni.
Quando è necessario aggiornare
Una registrazione UBO non è un passo amministrativo una tantum ma un dato che si evolve con l'impresa. Ogni modifica strutturale nella proprietà o nel controllo è in linea di principio un momento per verificare la registrazione. Per i termini precisi e gli obblighi ad essi associati, le informazioni dell'autorità competente sono decisive; questo articolo descrive solo dove l'errore di solito si genera, non cosa si applica nel vostro caso specifico.
Volete sapere come si presenta il vostro azienda in termini di documentazione e registrazioni, e se manca qualcosa prima che un cliente lo chieda? Fate la scansione rapida gratuita o leggete gli argomenti nella domande frequenti in rassegna.