Najčešća greška pri popunjavanju vaše UBO-registracije
Najčešća greška pri UBO-registraciji nije što poduzeće zaboravi da se registrira. Greška je često u sadržaju: tko se označava kao konačni korisnik i na koje pravo. U holding strukturama, obiteljskim poduzećima i poduzećima s više dioničara to redovito ide po zlu, što ima za posljedicu da registracija formalno postoji, ali sadržajno nije ispravna.
Ovo se posebno javlja kada ekonomski interes ide kroz međuvennootsku. Mnogi poduzetnici tada registriraju samo neposrednog dioničara, dok je fizička osoba iza toga ona koja se računa kao UBO. Banka, osiguravajućа kuća ili veliki kupac koji provodi KYB-provjeru uspoređuje registraciju sa stvarnom strukturom i zatim postavlja pitanja koja sa sobom nosi više vremena nego pažljiva prva registracija.
Tko se računa kao UBO
UBO означава Ultimate Beneficial Owner, fizičku osobu koja je konačni vlasnik poduzeća ili ima njegovu kontrolu. To može biti preko dionica, preko prava glasa ili preko drugog oblika stvarne kontrole. Kod jednostavnog d.o.o. s jednim vlasnikom to je obično jasno. Kod strukture s holding-om, stichting administratiekantoor ili više obitelji brzo postaje komplicirano, i upravo tamo nastaje najčešća greška: gleda se na formalnog vlasnika na papiru, ne na osobu koja na kraju profitira ili odlučuje.
Zašto to često ide po zlu
Greška rijetko nastaje iz nehatnosti. Mnoga poduzeća naruče registraciju samo jednom pri osnivanju i zatim je više ne gledaju. Struktura koja je tada bila ispravna, nakon toga se mijenja putem prijenosa dionica, fuzije ili pristupanja novog investitora. Registracija se ne provlači kroz tu izmjenu, jednostavno zato što nitko unutar poduzeća nije postavio ovo kao stalnog dijela takvog procesa. Osim toga, razlika između dioničara i UBO-a često se brkaju: nije svaki dioničar UBO, i nije svaki UBO na registru dioničara.
Što to znači pri upitnici vašeg kupca
Kupac, banka ili osiguravajuca kuća koja vam šalje KYB-upitnik, obično provjerava da li navedena struktura odgovara onome što je javno registrirano. Ako to ne odgovara, obično slijedi zahtjev za dodatno objašnjenje ili dokumentaciju, ne automatski zaključak o vašem poduzeću. Dakle, nije pitanje dobrih ili loših rezultata u tom trenutku, već dodatnih pitanja koja se ispravnom prethodnom registracijom mogu izbjeći. Koji se dokumenti pri tome točno traže razlikuje se po portalu i po upitnici; Pregled po temi u bazi znanja pokazuje gdje je to za svaku situaciju pojašnjeno.
Kako izbjeći tu grešku
Najjednostavniji način da izbegnete grešku je ponovno proći UBO-strukturu pri svakoj promjeni vlasništva ili kontrole, ne samo pri osnivanju. To znači: pri prijenosu dionica, pri pristupanju novog dioničara, i pri promjenama unutar holding-a. Ako ste nesigurni jesu li određena osoba trebala da se računa kao UBO, tada je to pitanje koje pripada notaru ili pravniku, jer ishod ovisi o točnoj strukturi i ne može se odgovoriti na opći način.
Da vidite gdje se vaše poduzeće nalazi glede dokumentacije prije nego što kupac ili banka zatražи, možete u nekoliko pitanja dobiti indikaciju što još nedostaje. Supplia.eu zatim popunjava upitnice vaših kupaca iz jednog lanačnog dosjea; vi sami potvrđujete po odgovoru je li to točno, i sami podavate listu na portalu vašeg kupca. Kako ta povezanost između vašeg dosjea i upitnika točno funkcionira, opisano je na stranici o tome kako nastaju informacije.
Kada je potrebna ažuriranja
UBO registracija nije jednokratni administrativni korak već podatak koji se kreće zajedno s poduzećem. Svaka strukturna promjena u vlasništvu ili kontroli je u načelu trenutak da se registracija provjeri. Za precizne rokove i obveze vezane uz to, informacije nadležnog organa su mjerodavne; ovaj članak samo opisuje gdje se greška obično javlja, a ne što vrijedi u vašem konkretnom slučaju.
Želite li znati kako vaše poduzeće stoji u pogledu dokaza i registracija, i postoji li nešto što nedostaje prije nego što ih kupac traži? Obavite besplatnu brzu provjeru ili pročitajte teme u često postavljana pitanja na popisu.