Kõige sagedamini esinevad vead UBO-registreerimise täitmisel
UBO-registreerimise kõige sagedamini tehtud viga pole see, et ettevõte unustab end registreerida. Viga peitub sageli sisus: keda loetakse lõplikuks tegelikuks omanikuks ja millise osaluse alusel. Holdingstruktuuri, perekondlikud ettevõtted ja ettevõtted, millel on mitu aktsionäri, teevad selles sageli vea, mille tulemusena registreerimine formalsel tasandil eksisteerib, kuid sisuliselt pole see õige.
See on eriti oluline juhul, kui majanduslik intress jookseb läbi vahepealne äriühingu. Paljud ettevõtjad registreerivad siis ainult otsest aktsionäri, samas kui selle taga olev füüsilisest isikust on see, kes UBOna loetakse. Pank, kindlustusandja või suur ostja, kes teostab KYB-kontrolli, võrdleb registreeringut tegeliku struktuuriga ja esitab siis küsimusi, mis hiljem nõuavad rohkem aega kui hoolikas esmane registreerimine.
Kes loetakse UBOna
UBO tähistab Ultimate Beneficial Owner, füüsilisest isikust, kes on ettevõtte lõplik omanik või omab selle üle kontrolli. See võib olla aktsiaid, hääleõigust või mõnda muud tegelike juhtimisõiguse vormi kaudu. Lihtsa osaühingu puhul, millel on üks omanik, on see tavaliselt selge. Struktuuri puhul, millel on holding, juhtimisorgani sihtasutus või mitu perekonda, muutub see kiiresti keerulisemaks ja just seal tekib kõige sagedamini tehtud viga: vaadatakse formalset omanikku paberil, mitte inimest, kes lõplikult saab kasumit või otsustab.
Miks see sageli valesti läheb
Viga tekib harva pahatahtlikkusest. Paljud ettevõtted lasevad registreerimise teha korraga asutamisel ja vaatavad sellele seejärel enam ei vaata. Struktuur, mis sellel hetkel oli õige, muutub seejärel aktsiate üleandmise, ühinemise või uue investori liitumise tõttu. Registreerimist ei võeta selles muutuses kaasa, lihtsalt seetõttu, et keegi ettevõttes pole seda sellise protsessi püsivaks osaks määranud. Lisaks segistatakse aktsionäri ja UBO erinevus sageli: mitte iga aktsionär pole UBO ja mitte iga UBO pole aktsionäride registris.
Mida see tähendab teie kliendi küsimustiku vastamisel
Ostja, pank või kindlustusandja, kes saadab teile KYB-küsimustiku, kontrollib tavaliselt, kas näidatud struktuur vastab avalikult registreeritud andmetele. Kui see ei ühti, järgneb tavaliselt täiendava selgituse või dokumentatsiooni taotlus, mitte automaatselt järeldus teie ettevõtte kohta. See pole seega heakskiidu või tagasilükkamise küsimus sel hetkel, vaid täiendavad küsimused, mida õige registreerimisega saab ette vältida. Milliseid dokumente seejuures täpselt küsitakse, erineb sõltuvalt portaalist ja küsimustikust; teadmusbaasi ülevaade aine kaupa näitab, kus seda iga olukorra kohta välja selgitatud on.
Kuidas viga vältida
Praktilisim viis vea vältimiseks on UBO-struktuuri uuesti läbikäimine iga muutuse puhul omamises või kontrollis, mitte ainult asutamisel. See tähendab: aktsiate üleandmisel, uue osanikuga liitumisel ja muutustel holdings-ühingu sees. Kui kahtlete, kas kindel isik UBOna loetakse, siis on see küsimus, mis sobib notari või juristiga arutamiseks, kuna tulemus sõltub täpsest struktuurist ja seda pole võimalik üldiselt vastata.
Et näha, kus teie ettevõte dokumentatsiooni osas seisab enne, kui klient või pank seda taotleb, võite paar küsimusega saada indikatsioon millest veel puudu jääb. Supplia.eu täidab seejärel teie klientide küsimustikud ühest ketidossieest; te kinnitade ise iga vastuse kohta, kas see õige, ja sisestate listi oma kliendi portaali. Kuidas see sidumine teie dossie ja küsimustiku vahel täpselt toimib, on kirjeldatud lehel, kuidas teave tekkinud.
Millal uuendamine on vajalik
UBO-registreerimine ei ole ainult ühekordne haldustoimetus, vaid andmed, mis ettevõttega liiguvad. Iga omandis- või kontrollõiguse struktuuriline muutus on põhimõtteliselt hetk, mil registreerimist kontrollida. Täpsete tähtaegade ja kohustuste osas on määrjavas asutuse teabe suhtes mahtav tähtsus; see artikkel kirjeldab ainult kus viga tavaliselt tekib, mitte mis teie konkreetsel juhul kehtib.
Kas soovite teada, kuidas teie ettevõtte dokumentide ja registreerimisviiside seisukord välja näeb ja kas millegi puudub enne, kui ostur selle kohta küsib? Tehke tasuta kiirvaatus või lugege teemasid korduma kippuvad küsimused järjekorras.