O erro mais comum ao preencher seu registro UBO
O erro mais comum no registo UBO não é uma empresa esquecer-se de se registar. O erro está frequentemente no conteúdo: quem é designado como beneficiário final, e com que interesse. Em estruturas de holding, empresas familiares e empresas com múltiplos accionistas, isto falha regularmente, resultando num registo que existe formalmente mas que não é correto em termos de conteúdo.
Isto ocorre especialmente quando o interesse económico passa por uma sociedade intermediária. Muitos empresários registam apenas o accionista directo, enquanto a pessoa singular por trás é a que se qualifica como UBO. Um banco, seguradora ou grande cliente que realiza uma verificação KYB compara o registo com a estrutura real e coloca questões que posteriormente exigem mais tempo do que um primeiro registo cuidadoso.
Quem se qualifica como UBO
UBO significa Ultimate Beneficial Owner, a pessoa singular que é, em última análise, proprietária de uma empresa ou tem poder de decisão sobre ela. Isso pode ser através de acções, direitos de voto ou outra forma de poder de decisão factual. Com uma simples sociedade por quotas com um único proprietário, isto é geralmente claro. Com uma estrutura que inclui uma holding, uma fundação de escritório administrativo ou múltiplas famílias, torna-se rapidamente mais complexo, e é precisamente aí que o erro mais comum surge: olha-se para o proprietário formal no papel, não para a pessoa que ultimately lucra ou decide.
Porque isto falha frequentemente
O erro raramente surge da falta de vontade. Muitas empresas fazem o registo uma única vez na constituição e depois não olham mais para ele. Uma estrutura que estava correcta nesse momento muda subsequentemente por uma transferência de acções, uma fusão ou a adesão de um novo investidor. O registo não é actualizado nessa mudança, simplesmente porque ninguém dentro da empresa atribuiu isto como parte fixa de tal processo. Além disso, a distinção entre um accionista e um UBO é frequentemente confundida: nem todo o accionista é um UBO, e nem todo o UBO consta do registo de accionistas.
O que isto significa quando recebe uma lista de perguntas do seu cliente
Um cliente, banco ou seguradora que lhe envia uma lista de perguntas KYB, geralmente verifica se a estrutura indicada corresponde ao que está registado publicamente. Se isso não corresponder, geralmente segue-se um pedido de explicação ou documentação adicional, não automaticamente uma conclusão sobre a sua empresa. Portanto, não é uma questão de aprovação ou rejeição nesse momento, mas de perguntas adicionais que com um registo correcto podem ser evitadas antecipadamente. Quais documentos exactamente são pedidos varia por portal e por lista de perguntas; uma visão geral por assunto na base de conhecimento mostra onde isto foi esclarecido para cada situação.
Como evitar o erro
A forma mais prática de evitar o erro é revisitar a estrutura UBO a cada mudança de propriedade ou poder de decisão, não apenas na constituição. Isto significa: numa transferência de acções, na adesão de um novo sócio e em mudanças dentro de uma holding. Se tiver dúvidas se uma determinada pessoa se qualifica como UBO, esta é uma questão que deve ser colocada a um notário ou jurista, uma vez que a resposta depende da estrutura precisa e não pode ser respondida de forma geral.
Para ver onde a sua empresa se encontra em termos de documentação antes de um cliente ou banco o pedir, pode em algumas perguntas obter uma indicação do que ainda falta. A supplia.eu preenche posteriormente as listas de perguntas dos seus clientes a partir de um único dossiê de cadeia; você confirma por sua conta se cada resposta está correcta e apresenta a lista no portal do seu cliente. Como essa ligação entre o seu dossiê e uma lista de perguntas funciona exactamente, está descrita em a página sobre como as informações são criadas.
Quando a atualização é necessária
Um registro de UBO não é um passo administrativo único, mas um dado que se move com a empresa. Qualquer alteração estrutural na propriedade ou controle é, em princípio, um momento para verificar o registro. Para os prazos precisos e obrigações associadas, as informações da autoridade competente são predominantes; este artigo descreve apenas onde o erro geralmente ocorre, não o que se aplica ao seu caso específico.
Deseja saber como sua empresa está em termos de documentação e registros, e se falta algo antes de um cliente solicitar? Faça a verificação rápida gratuita ou leia os tópicos em perguntas frequentes resumidas.