Det vanligaste misstaget när du fyller i din UBO-registrering
Det vanligaste misstaget vid UBO-registrering är inte att ett företag glömmer att registrera sig. Misstaget ligger oftare i innehållet: vem som betecknas som den verkliga slutliga ägaren, och med vilket intresse. I holding-strukturer, familjeföretag och företag med flera aktieägare går detta ofta fel, med resultatet att registreringen formellt finns men inte är korrekt innehållsmässigt.
Detta är särskilt problematiskt när det ekonomiska intresset går genom ett mellanliggande bolag. Många företagare registrerar då bara den direkta aktieägaren, medan den fysiska personen bakom är den som räknas som UBO. En bank, försäkringsgivare eller stor köpare som genomför en KYB-kontroll jämför registreringen med den faktiska strukturen och ställer då frågor som senare kostar mer tid än en noggrann första registrering.
Vem räknas som UBO
UBO står för Ultimate Beneficial Owner, den fysiska personen som är den slutliga ägaren av ett företag eller har kontroll över det. Det kan vara via aktier, via rösträtt eller via någon annan form av faktisk kontroll. I ett enkelt aktiebolag med en ägare är detta vanligtvis klart. I en struktur med ett holdingbolag, en stiftelseförvaltningsbyrå eller flera familjer blir det snart mer komplicerat, och just där uppstår det vanligaste misstaget: man tittar på den formella ägaren på papperet, inte på personen som i slutändan tjänar på det eller fattar besluten.
Varför detta ofta går fel
Misstaget uppstår sällan från ovilja. Många företag låter registreringen göras en gång vid bildandet och tittar sedan inte på den igen. En struktur som var korrekt vid det tillfället ändras senare genom en aktieöverföring, en fusion eller tillträde av en ny investerare. Registreringen tas inte med i den ändringen, helt enkelt för att ingen inom företaget har tilldelat detta som en fast del av sådan process. Dessutom blandas skillnaden mellan en aktieägare och en UBO ofta ihop: inte varje aktieägare är en UBO, och inte varje UBO står på aktieägarregistret.
Vad detta betyder när din kund skickar en enkät
En köpare, bank eller försäkringsgivare som skickar dig en KYB-enkät kontrollerar vanligtvis om den angiven strukturen överensstämmer med vad som är offentligt registrerat. Om det inte stämmer överens, följer vanligtvis en begäran om ytterligare förklaring eller dokumentation, inte automatiskt en slutsats om ditt företag. Det är alltså inte en fråga om godkännande eller avslag vid det tillfället, utan om extra frågor som kan undvikas på förhand med en korrekt registrering. Vilka dokument som exakt efterfrågas varierar per portal och per enkät; en överblick per ämne i kunskapsdatabasen visar var detta har utretts i varje situation.
Hur du undviker misstaget
Det mest praktiska sättet att undvika misstaget är att gå igenom UBO-strukturen på nytt vid varje ändring i ägarskap eller kontroll, inte bara vid bildandet. Det innebär: vid en aktieöverföring, när en ny delägare tillträder, och vid ändringar inom ett holdingbolag. Om du är osäker på om en viss person räknas som UBO, är detta en fråga som hör hemma hos en notarie eller jurist, eftersom svaret beror på den exakta strukturen och inte kan besvaras på ett allmänt sätt.
För att se var ditt företag står gällande dokumentation innan en kund eller bank frågar om det, kan du få en indikation i ett par frågor på vad som saknas. Supplia.eu fyller sedan i enkäter från dina kunder från en enda företagsarkiv; du bekräftar själv per svar om det stämmer, och lämnar in listan själv på din kundes portal. Hur denna koppling mellan ditt arkiv och en enkät exakt fungerar beskrivs på sidan om hur informationen skapas.
När uppdatering är nödvändig
En UBO-registrering är inte ett engångsamministrativt steg utan en uppgift som följer med företaget. Varje strukturell förändring av äganderätt eller kontroll är i princip ett tillfälle att kontrollera registreringen. För de exakta tidsfristerna och skyldigheter som är förknippade med detta är informationen från den behöriga myndigheten vägledande; denna artikel beskriver endast var felet vanligtvis uppstår, inte vad som gäller i ditt specifika fall.
Vill du veta hur ditt företag står till när det gäller dokumentation och registreringar, och om något saknas innan en kund frågar? Gör den kostnadsfria snabbkontrollen eller läs ämnena i vanliga frågor i ordning.