Najczęściej popełniany błąd przy wypełnianiu rejestracji UBO
Najczęściej popełniany błąd przy rejestracji UBO nie polega na tym, że przedsiębiorstwo zapomina się wpisać. Błąd tkwi raczej w zawartości: kto zostaje wskazany jako ostateczny beneficjent i z jakim udziałem. W strukturach holdingowych, firmach rodzinnych i przedsiębiorstwach z wieloma akcjonariuszami dochodzi do tego regularnie, w wyniku czego rejestracja formalnie istnieje, ale rzeczywiście nie jest prawidłowa.
Dotyczy to szczególnie sytuacji, gdy korzyść ekonomiczna płynie przez spółkę pośrednią. Wielu przedsiębiorców rejestruje wtedy tylko bezpośredniego akcjonariusza, podczas gdy osoba fizyczna za nim stojąca to ta, która liczy się jako UBO. Bank, ubezpieczyciel lub duży kontrahent przeprowadzający kontrolę KYB porównuje rejestrację z rzeczywistą strukturą i podnosi wtedy kwestie, które następnie pochłaniają więcej czasu niż staranne pierwsze wpisanie.
Kto liczy się jako UBO
UBO oznacza Ultimate Beneficial Owner, osobę fizyczną, która ostatecznie jest właścicielem przedsiębiorstwa lub sprawuje nad nim kontrolę. Może to być poprzez udziały, prawo głosu lub inną formę faktycznej kontroli. W przypadku prostej sp. z o.o. z jednym właścicielem jest to zwykle jasne. W strukturze z holding, fundacją administratora lub wieloma rodzinami staje się to szybko bardziej skomplikowane, i właśnie tam powstaje najczęściej popełniany błąd: spojrzenie pada na formalnego właściciela na papierze, a nie na osobę, która ostatecznie odnosi korzyści lub podejmuje decyzje.
Dlaczego często do tego dochodzi
Błąd rzadko wynika z braku woli. Wiele firm rejestruje się jednorazowo przy założeniu i później już na to nie patrzy. Struktura, która w tamtym momencie była prawidłowa, zmienia się następnie na skutek przeniesienia udziałów, fuzji lub wstąpienia nowego inwestora. Rejestracja nie zostaje uwzględniona w tej zmianie, po prostu dlatego, że nikt w przedsiębiorstwie nie wyznaczył tego jako stały element takiego procesu. Poza tym rozróżnienie między akcjonariuszem a UBO jest często mylone: nie każdy akcjonariusz to UBO, i nie każdy UBO figuruje w rejestrze akcjonariuszy.
Co to oznacza dla listy pytań od Twojego klienta
Kontrahent, bank lub ubezpieczyciel, który wysyła Ci listę pytań KYB, zwykle sprawdza, czy podana struktura jest zgodna z tym, co jest zarejestrowane publicznie. Jeśli się nie zgadza, zwykle następuje prośba o dodatkowe wyjaśnienia lub dokumentację, nieautomatycznie wygenerowana konkluzja dotycząca Twojej firmy. Nie chodzi więc o zatwierdzenie lub odrzucenie w tamtym momencie, ale o dodatkowe pytania, które dzięki prawidłowej rejestracji z wyprzedzeniem można uniknąć. Które dokumenty dokładnie są wymagane w tym kontekście, różni się dla każdego portalu i każdej listy pytań; przegląd według tematu w bazie wiedzy pokazuje, gdzie to dla każdej sytuacji zostało wyjaśnione.
Jak uniknąć tego błędu
Najbardziej praktycznym sposobem uniknięcia tego błędu jest przeanalizowanie struktury UBO na nowo przy każdej zmianie właścicielstwa lub kontroli, a nie tylko przy założeniu. To oznacza: przy przeniesieniu udziałów, przy wstąpieniu nowego wspólnika i przy zmianach w ramach holdingu. Jeśli masz wątpliwości, czy dana osoba liczy się jako UBO, jest to pytanie, które powinno być skierowane do notariusza lub prawnika, ponieważ odpowiedź zależy od konkretnej struktury i nie można jej odpowiedzieć w ogólnym znaczeniu.
Aby zobaczyć, w jakim stanie dokumentacyjnym znajduje się Twoja firma, zanim klient lub bank o to poprosi, możesz w kilku pytaniach uzyskać wskazówkę co jeszcze brakuje. Supplia.eu wypełnia następnie listy pytań Twoich klientów z jednego dossier łańcuchowego; sam potwierdzasz każdą odpowiedź, czy jest prawidłowa, i samSubmitujesz listę do portalu Twojego klienta. Jak dokładnie ta koppeling między Twoim dossier a listą pytań działa, jest opisane na stronie dotyczącej tego, jak powstaje informacja.
Kiedy wymagana jest aktualizacja
Rejestracja UBO nie jest jednorazowym krokiem administracyjnym, ale danymi, które poruszają się wraz z przedsiębiorstwem. Każda istotna zmiana w strukturze właścicielskiej lub sprawowania kontroli jest zasadniczo momentem do sprawdzenia rejestracji. W kwestii dokładnych terminów i obowiązków, którym należy zadośćuczynić, informacje właściwego organu są wiążące; niniejszy artykuł opisuje jedynie miejsce, w którym błąd zwykle się pojawia, a nie to, co ma zastosowanie w Pana konkretnym przypadku.
Czy chcesz wiedzieć, jak Twoja firma wygląda pod względem dokumentów potwierdzających i rejestracji, oraz czy czegoś nie brakuje, zanim nabywca o to pyta? Przeprowadź bezpłatną szybką ocenę lub przeczytaj artykuły w Często zadawanych pytaniach.