Yleisin virhe UBO-rekisteröinnin täyttämisessä
UBO-rekisteröinnin yleisin virhe ei ole se, että yritys unohtaa ilmoittautua. Virhe on useammin sisällössä: ketä pidetään lopullisena edunhaltijana ja millainen etu heillä on. Holdingrakenteissa, perheyrityksissa ja yrityksissä, joilla on useita osakkaita, tämä menee säännöllisesti pieleen, jolloin rekisteröinti on muodollisesti olemassa, mutta sisällöltään väärä.
Tämä koskee erityisesti tapausta, jossa taloudellinen etu kulkee välissä olevan yrityksen kautta. Monet yrittäjät rekisteröivät silloin vain välittömän osakkeenomistajan, vaikka sen takana oleva luonnollinen henkilö on se, joka UBO:ksi katsotaan. Pankki, vakuutusyhtiö tai suuri asiakas, joka suorittaa KYB-tarkastuksen, vertaa rekisteröintiä todelliseen rakenteeseen ja esittää sitten kysymyksiä, jotka myöhemmin vievät enemmän aikaa kuin huolellinen ensimmäinen rekisteröinti.
Ketkä lasketaan UBO:ksi
UBO tarkoittaa Ultimate Beneficial Owner -omistajaa eli luonnollista henkilöä, joka on lopulta yrityksen omistaja tai sillä on määräysvalta. Se voi olla osakkeiden kautta, äänioikeuden kautta tai jonkin muun tosiasiallisen määräysvallan muodon kautta. Yksinkertaisessa osakeyhtiössä, jolla on yksi omistaja, tämä on yleensä selvää. Rakenteessa, jossa on holding, hallintosäätiö tai useita perheitä, asiasta tulee nopeasti monimutkaisempi, ja juuri siellä syntyy yleisin virhe: katsotaan muodollista omistajaa paperilla, ei henkilöä, joka lopulta hyötyy tai päättää.
Miksi tämä menee usein pieleen
Virhe syntyy harvoin pahantahtoisesti. Monet yritykset teettävät rekisteröinnin kerralla perustamisvaiheessa eivätkä katso sitä sen jälkeen. Rakenne, joka tuolloin oli oikea, muuttuu sen jälkeen osakkeiden siirron, fuusion tai uuden sijoittajan liittymisen myötä. Rekisteröintiä ei päivitetä kyseisen muutoksen yhteydessä, yksinkertaisesti siksi, että kukaan yrityksessä ei ole asettanut sitä kiinteäksi osaksi tällaista prosessia. Lisäksi osakkeenomistajan ja UBO:n välinen ero sekoitetaan usein: kaikki osakkeenomistajat eivät ole UBO:ita, ja kaikki UBO:t eivät ole osakkeenomistajien rekisterissä.
Mitä tämä tarkoittaa, kun asiakkaasi lähettää sinulle kysymyslistan
Asiakas, pankki tai vakuutusyhtiö, joka lähettää sinulle KYB-kysymyslistan, tarkistaa yleensä, vastaako ilmoitettu rakenne sitä, mikä on julkisesti rekisteröity. Jos näin ei ole, seurauksena on yleensä pyyntö lisäselvityksistä tai asiakirjoista, ei automaattisesti johtopäätöstä yrityksestäsi. Se ei siis ole kysymys hyväksynnästä tai hylkäämisestä sillä hetkellä, vaan lisäkysymyksistä, jotka voidaan välttää oikealla etukäteen tehdyllä rekisteröinnillä. Mitkä asiakirjat täsmälleen kysytään, vaihtelee portaalin ja kysymyslistan mukaan; tietokannassa olevan yleiskatsauksen aiheittain näkyy, missä tämä on selvitetty kussakin tilanteessa.
Kuinka voit välttää virheen
Käytännöllisin keino virheen välttämiseksi on käydä UBO-rakenne uudelleen läpi joka kerta, kun omistus tai määräysvalta muuttuu, ei vain perustamishetkellä. Tämä tarkoittaa sitä, että osakkeiden siirrossa, kun uusi yhtiöntoimija liittyy mukaan, ja holdingissa tapahtuvien muutosten yhteydessä. Jos olet epävarma siitä, katsotaanko tietty henkilö UBO:ksi, tämä on kysymys, joka kuuluu notaarille tai lakimiehelle, koska vastaus riippuu tarkan rakenteen yksityiskohdista eikä sitä voi vastata yleisesti.
Nähdäksesi, missä yrityksesi on dokumentoinnin osalta ennen kuin asiakas tai pankki siitä kysyy, voit muutamalla kysymyksellä saada indikaation siitä, mitä vielä puuttuu. Supplia.eu täyttää sen jälkeen asiakkaittesi kysymyslistat yhdestä ketjudossiereista; vahvistat itse jokaisen vastauksen kohdalla, onko se oikein, ja toimitat listan itse asiakkaasi portaaliin. Kuinka yhteys dossierisi ja kysymyslistan välillä täsmälleen toimii, kuvataan sivulta tiedon tuottamisen prosessista.
Kun päivitys on tarpeen
UBO-rekisteröinti ei ole kertakertainen hallinnollinen toimenpide, vaan se on yrityksen mukana liikkuva tieto. Jokainen omistukseen tai määräysvaltaan liittyvä rakenteellinen muutos on periaatteessa hetki, jolloin rekisteröinti on tarkistettava. Tarkoista määräajoista ja niihin liittyvistä velvoitteista on vastaavalla viranomaisella olevan tiedon oltava ohjenuora; tämä artikkeli kuvaa ainoastaan sitä, missä virhe yleensä syntyy, ei sitä, mitä pätee erityisesti teidän tapauksessaan.
Haluaisitko tietää, miten yrityksesi on asiakirjojen ja rekisteröintien osalta, ja puuttuuko joitakin tietoja, ennen kuin asiakkaasi niistä kysyy? Tee ilmainen quick-scan tai lue aiheita usein kysytyt kysymykset listalla.