Der häufigste Fehler beim Ausfüllen Ihrer UBO-Registrierung
Der häufigste Fehler bei der UBO-Registrierung ist nicht, dass ein Unternehmen die Anmeldung vergisst. Der Fehler liegt häufiger im Inhalt: wer wird als wirtschaftlicher Eigentümer eingetragen, und mit welchem Anteil. Bei Holdingstrukturen, Familienunternehmen und Unternehmen mit mehreren Anteilseignern geht dies regelmäßig schief, mit der Folge, dass die Registrierung formal vorhanden ist, aber inhaltlich nicht stimmt.
Dies ist besonders der Fall, wenn das wirtschaftliche Interesse über ein zwischengeschaltetes Unternehmen läuft. Viele Unternehmer registrieren dann nur den unmittelbaren Anteilseigner, während die natürliche Person dahinter diejenige ist, die als UBO zählt. Eine Bank, ein Versicherer oder ein großer Abnehmer, der eine KYB-Prüfung durchführt, vergleicht die Registrierung mit der tatsächlichen Struktur und stellt dann Fragen, die nachträglich mehr Zeit kosten als eine sorgfältige erste Registrierung.
Wer zählt als UBO
UBO steht für Ultimate Beneficial Owner, die natürliche Person, die Eigentümer eines Unternehmens ist oder tatsächliche Kontrolle darüber hat. Das kann durch Anteile sein, durch Stimmrechte oder durch eine andere Form der tatsächlichen Kontrolle. Bei einer einfachen GmbH mit einem Eigentümer ist dies normalerweise klar. Bei einer Struktur mit einer Holding, einer Verwaltungs-Stiftung oder mehreren Familien wird es schnell komplizierter, und gerade dort entsteht der häufigste Fehler: man schaut auf den formalen Eigentümer auf dem Papier, nicht auf die Person, die am Ende profitiert oder entscheidet.
Warum dies häufig schief geht
Der Fehler entsteht selten aus böser Absicht. Viele Unternehmen lassen die Registrierung bei der Gründung einmalig durchführen und kümmern sich danach nicht mehr darum. Eine Struktur, die zu diesem Zeitpunkt stimmte, ändert sich anschließend durch eine Anteilsübertragung, eine Fusion oder den Beitritt eines neuen Investors. Die Registrierung wird nicht in diese Änderung einbezogen, einfach weil niemand im Unternehmen dies als festen Bestandteil eines solchen Prozesses festgelegt hat. Darüber hinaus wird die Unterscheidung zwischen einem Anteilseigner und einem UBO häufig durcheinander geworfen: nicht jeder Anteilseigner ist ein UBO, und nicht jeder UBO steht im Anteilseignerregister.
Was dies bei einer Frageliste Ihres Kunden bedeutet
Ein Abnehmer, eine Bank oder ein Versicherer, der Ihnen eine KYB-Frageliste zusendet, prüft normalerweise, ob die angegebene Struktur mit dem übereinstimmt, was öffentlich registriert ist. Stimmt das nicht überein, folgt normalerweise eine Aufforderung zur zusätzlichen Erklärung oder Dokumentation, nicht automatisch eine Schlussfolgerung über Ihr Unternehmen. Es ist also nicht eine Frage von Genehmigung oder Ablehnung in diesem Moment, sondern von zusätzlichen Fragen, die mit einer korrekten Registrierung vorher vermieden werden können. Welche Dokumente dabei genau angefordert werden, unterscheidet sich je nach Portal und Frageliste. ein Überblick pro Thema in der Wissensdatenbank zeigt, wo dies je nach Situation geklärt ist.
Wie Sie den Fehler vermeiden
Die praktischste Weise, den Fehler zu vermeiden, ist, die UBO-Struktur bei jeder Änderung von Eigentumsrecht oder Kontrolle neu durchzugehen, nicht nur bei der Gründung. Das bedeutet: bei einer Anteilsübertragung, beim Beitritt einer neuen Partnerin oder eines neuen Partners, und bei Änderungen innerhalb einer Holding. Falls Sie unsicher sind, ob eine bestimmte Person als UBO zählt, ist dies eine Frage, die zu einem Notar oder einer Juristin beziehungsweise einem Juristen gehört, da die Antwort von der genauen Struktur abhängt und nicht allgemein zu beantworten ist.
Um zu sehen, wie Ihr Unternehmen in Bezug auf Dokumentation dasteht, bevor ein Kunde oder eine Bank danach fragt, können Sie in ein paar Fragen eine Übersicht bekommen was noch fehlt. Supplia.eu füllt dann Fragelisten Ihrer Kunden aus einem Dokumentendossier aus; Sie bestätigen selbst pro Antwort, ob es stimmt, und reichen die Liste selbst bei dem Portal Ihres Kunden ein. Wie diese Verknüpfung zwischen Ihrem Dossier und einer Frageliste genau funktioniert, ist beschrieben auf der Seite über die Entstehung der Informationen.
Wann eine Aktualisierung erforderlich ist
Eine UBO-Registrierung ist kein einmaliger Verwaltungsschritt, sondern ein Datum, das mit dem Unternehmen mitläuft. Jede strukturelle Änderung des Eigentums oder der Kontrolle ist grundsätzlich ein Moment, um die Registrierung zu überprüfen. Für die genauen Fristen und damit verbundenen Verpflichtungen sind die Informationen der zuständigen Behörde maßgeblich; dieser Artikel beschreibt nur, wo der Fehler normalerweise entsteht, nicht was in Ihrem speziellen Fall gilt.
Möchten Sie wissen, wie es um die Nachweise und Registrierungen Ihres Unternehmens steht und ob etwas fehlt, bevor ein Abnehmer danach fragt? Führen Sie den kostenlosen Quick-Scan durch oder lesen Sie die Themen unter häufig gestellte Fragen.