L'erreur la plus fréquente lors du remplissage de votre déclaration UBO
L'erreur la plus courante lors de la déclaration UBO n'est pas qu'une entreprise oublie de s'enregistrer. L'erreur se situe plutôt dans le contenu : qui est désigné comme bénéficiaire effectif, et avec quel intérêt. Dans les structures de holding, les entreprises familiales et les entreprises avec plusieurs actionnaires, cela tourne souvent mal, ce qui entraîne que l'enregistrement existe formellement mais est matériellement incorrect.
Cela se pose surtout lorsque l'intérêt économique transite par une société intermédiaire. De nombreux entrepreneurs n'enregistrent alors que l'actionnaire direct, alors que la personne physique derrière lui est celle qui compte comme UBO. Une banque, un assureur ou un grand client qui effectue une vérification KYB compare l'enregistrement à la structure réelle et pose alors des questions qui prennent plus de temps après coup qu'une déclaration initiale soigneuse.
Qui compte comme UBO
UBO signifie Ultimate Beneficial Owner, la personne physique qui est ultimement propriétaire d'une entreprise ou qui en a le contrôle. Cela peut être via des actions, via les droits de vote, ou via une autre forme de contrôle factuel. Pour une SARL simple avec un seul propriétaire, cela est généralement clair. Pour une structure avec une holding, une fondation de gestion ou plusieurs familles, cela devient rapidement plus compliqué, et c'est là que se produit l'erreur la plus courante : on regarde le propriétaire formel sur le papier, et non la personne qui bénéficie ultimement ou décide.
Pourquoi cela tourne souvent mal
L'erreur rarement due à de la mauvaise volonté. De nombreuses entreprises font établir l'enregistrement en une seule fois lors de la création et ne le consultent plus par la suite. Une structure qui était correcte à ce moment-là change ensuite du fait d'un transfert d'actions, d'une fusion ou de l'adhésion d'un nouvel investisseur. L'enregistrement ne suit pas cette modification, simplement parce que personne au sein de l'entreprise n'a confié cela comme partie intégrante d'un tel processus. En outre, la distinction entre un actionnaire et un UBO est souvent confondue : tout actionnaire n'est pas un UBO, et tout UBO ne figure pas au registre des actionnaires.
Ce que cela signifie lorsque vous recevez un questionnaire de votre client
Un client, une banque ou un assureur qui vous envoie un questionnaire KYB vérifie généralement si la structure indiquée correspond à ce qui est enregistré publiquement. Si ce n'est pas le cas, une demande de précisions ou de documents supplémentaires suit généralement, et non une conclusion automatique sur votre entreprise. Il ne s'agit donc pas d'une question d'approbation ou de rejet à ce moment-là, mais de questions supplémentaires qui peuvent être évitées à l'avance avec un enregistrement correct. Les documents demandés à cet égard varient selon le portail et le questionnaire ; un aperçu par sujet dans la base de connaissances montre où cela a été élucidé pour chaque situation.
Comment vous évitez l'erreur
Le moyen le plus pratique d'éviter l'erreur est de revoir la structure UBO à chaque modification de la propriété ou du contrôle, et non seulement à la création. Cela signifie : lors d'un transfert d'actions, lors de l'adhésion d'un nouveau partenaire, et lors de modifications au sein d'une holding. Si vous doutez qu'une certaine personne compte comme UBO, c'est une question qui relève d'un notaire ou d'un juriste, car le résultat dépend de la structure exacte et ne peut pas être répondu de manière générale.
Pour voir où votre entreprise se situe en termes de documentation avant qu'un client ou une banque ne le demande, vous pouvez obtenir une indication en quelques questions de ce qui manque encore. Supplia.eu remplit ensuite les questionnaires de vos clients à partir d'un dossier de chaîne unique ; vous confirmez vous-même pour chaque réponse si elle est correcte, et vous déposez la liste vous-même auprès du portail de votre client. Le fonctionnement exact de ce lien entre votre dossier et un questionnaire est décrit sur la page sur la façon dont l'information est créée.
Quand une mise à jour est nécessaire
Un enregistrement UBO n'est pas une étape administrative unique mais une donnée qui évolue avec l'entreprise. Chaque modification structurelle de la propriété ou du contrôle est en principe un moment pour vérifier l'enregistrement. Pour les délais précis et les obligations qui en découlen, les informations de l'autorité compétente font foi ; cet article décrit seulement où l'erreur se produit généralement, non ce qui s'applique à votre cas spécifique.
Souhaitez-vous savoir comment votre entreprise se présente en matière de documents justificatifs et d'enregistrements, et s'il manque quelque chose avant qu'un client ne le demande ? Effectuez l'analyse rapide gratuite ou consultez les sujets dans le questions fréquemment posées énumérées.